Effectivement, si l'équipe organisatrice est prête à 'relever le défi' et aussi si elle peut recevoir un soutien dans la gestion et l'organisation de l'évènement, je pense que tous les participants aux échanges à l'extérieur sont disposés à s'inscrire à l'avance et à être clairement identifiés, sans problème.
l'idéal (mais encore plus de travail pour la gestion) pourrait peut être même consister à dresser un 'plan des emplacements individuels' disponibles et de pouvoir attribuer une 'place numérotée imposée' lors de la validation de l'inscription (certains vont trouver cela excessif, voulant absolument être 'à côté de X ou Y' ou à tel endroit dans telle allée, ce qui n'empêche pas de l'émettre en vœu dans la demande d'inscription, le vœu pouvant être satisfait ou non...)
on est assez nombreux à se connaitre parmi les participants pour faire suivre l'info entre nous, si une telle évolution était possible.
Et bon courage pour les organisateurs, pour 2017 ou 2016 ?...